Opvolging en overdracht bij je dierenhulporganisatie

Wie neemt het over als jij stopt? Het is een vraag die bij veel dierenhulporganisaties blijft liggen, want er is altijd een dier dat voorgaat, een rooster dat vol moet en een dag die te kort is. Toch bepaalt juist deze vraag of alles wat je hebt opgebouwd blijft bestaan. In hoofdstuk 12 van Van hok naar bestuurstafel lees je hoe je opvolging aanpakt als lopende taak in plaats van als sluitstuk. Op deze pagina vind je de hulpmiddelen uit dat hoofdstuk.

Waarom je hier nu al mee begint

Opvolging begint niet bij een vertrek. Een goede overdracht begint jaren eerder, op een moment dat er nog niemand weggaat. Door kennis op papier te zetten, taken te verdelen over meerdere mensen en afspraken te maken over de rol van wie vertrekt, zorg je dat je organisatie niet stilvalt als er iemand wegvalt. Dat hoeft niet groot te zijn: een overdrachtsdocument van een paar kantjes en een tweede naam achter elke taak maken al het verschil.

Downloads

• sjabloon overdrachtsdocument (Word): een invulbaar document voor alle kennis die nu alleen in jouw hoofd zit: contacten, lopende afspraken, waar alles staat en waarom het zo geregeld is. Jaarlijks bij te werken, bijvoorbeeld rond de jaarvergadering;
• checklist inwerken nieuwe bestuurder (pdf): een afvinklijst met alles wat een nieuw bestuurslid nodig heeft om goed te kunnen starten, van praktische toegang tot de eerlijke uitleg van wat de rol werkelijk vraagt;
• gespreksleidraad overdrachtsgesprek (Word): een leidraad voor het gesprek tussen vertrekker en opvolger, zodat er niets tussen wal en schip valt en beide kanten weten wat ze van elkaar kunnen verwachten;
• voorbeeldafspraken rol oud-bestuurder (Word): blijven mag, meebesturen niet. Voorbeeldafspraken over wat een vertrekkend bestuurslid nog wel doet, wat niet meer, en hoe lang die beschikbaar blijft voor vragen.